Wie Du eine Kaltakquise-E-Mail schreibst, die Dir mit Outlook Kunden bringt

Verbindungen sind die Währung des Erfolgs, und die bescheidene Kaltakquise-E-Mail ist eine mächtige Waffe im Arsenal jedes Unternehmers – aber nur, wenn sie richtig gemacht wird.

Kaltakquise-E-Mails sind unaufgeforderte Nachrichten, die an potenzielle Kunden oder Kontakte gesendet werden, mit denen du keine vorherige Beziehung hast. Wenn sie effektiv gestaltet sind, können Kaltakquise-E-Mails den Weg für bedeutungsvolle Verbindungen, erfolgreiche Partnerschaften und mehr Geschäftsmöglichkeiten ebnen.

Dabei gilt: Über 70 % der Unternehmen betrachten E-Mail-Marketing als ihre Hauptmethode zur Kundengewinnung. Das sagt viel darüber aus, wie wichtig es ist.

Die Kunst, eine Kaltakquise-E-Mail zu senden, sie perfekt zu gestalten und eine Kampagne mit hoher Konversionsrate aufzusetzen, ist jedoch auch eine Wissenschaft und basiert auf bewährten Frameworks.

In diesem Goldgruben-Artikel werden wir die Geheimnisse enthüllen, wie du Kaltakquise-E-Mails verfasst, die aus der Masse herausstechen und dir wertvolle Kunden und Chancen sichern – und das mit der weit verbreiteten Outlook-Kaltakquise-E-Mail.

Und als Bonus gibt es sehr hilfreiche Vorlagen für Kaltakquise-E-Mails!

Bereite dich also darauf vor, dein Outreach-Spiel zu transformieren und dein Business mit unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zum Schreiben unwiderstehlicher Kaltakquise-E-Mails auf neue Höhen zu bringen.

Lass uns direkt loslegen!

Was sind Cold Emails?

Bevor wir uns mit den Feinheiten des Schreibens einer Cold Email beschäftigen, ist es wichtig, das Konzept selbst zu verstehen.

Cold Emails sind Kontaktaufnahmen, die an Personen oder Unternehmen gesendet werden, ohne dass diese Interesse an deinen Produkten, Dienstleistungen oder einer Zusammenarbeit gezeigt haben.

Im Gegensatz zu warmen E-Mails, die an bekannte Kontakte gesendet werden, erfordern Cold Emails einen anderen Ansatz, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen und eine positive Reaktion zu fördern.

Copywriting-Fähigkeiten, Zielgruppenrecherche und eine gute Strategie sind die Grundlage für eine gut funktionierende Cold Email. Es gibt auch einige sehr kleine, oft übersehene Details, die du im Auge behalten musst, damit deine E-Mails ihre Wirkung entfalten, besonders in der heutigen digitalen Landschaft.

Die Anwendungsfälle für Cold Emails – Wann solltest Du eine senden?

Aber bist Du sicher, dass Dein Unternehmen eine Cold-Email-Kampagne braucht?

Cold Emails dienen nicht nur dazu, Verkäufe oder potenzielle Kunden zu gewinnen. Sie können in verschiedenen Situationen und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Das Verständnis der verschiedenen Anwendungsfälle ist entscheidend, um zu bestimmen, wann eine Cold-Email-Kampagne gestartet werden sollte.

Wir sind hier, um Dir dabei zu helfen, das herauszufinden:

1. Lead-Generierung

Ständig Leads zu generieren ist für jedes Unternehmen, das seine Kundenbasis erweitern möchte, unerlässlich. Und Cold Emails sind auch heute noch der beste Weg, einen Lead-Generierungs-Funnel einzurichten.

Cold Emails sind ein mächtiges Werkzeug, um potenzielle Kunden zu erreichen, die Deinem Zielgruppenprofil entsprechen, aber noch nicht mit Deiner Marke interagiert haben. Durch das Verfassen personalisierter und überzeugender Nachrichten kannst Du das Interesse potenzieller Kunden wecken und sie dazu verleiten, zu entdecken, was Deine Produkte oder Dienstleistungen bieten.

2. Networking

Networking ist das Lebenselixier für Unternehmenswachstum. Egal, ob Du ein erfahrener Unternehmer bist oder gerade erst anfängst, Verbindungen zu Branchen-Influencern, Meinungsführern oder potenziellen Partnern aufzubauen, kann Türen zu neuen Kooperationen und Chancen öffnen.

Cold Emails bieten eine unaufdringliche Möglichkeit, Dich vorzustellen, Deine Bewunderung für die Arbeit anderer auszudrücken und gegenseitig vorteilhafte Partnerschaften vorzuschlagen, die Dein Unternehmen voranbringen können.

3. Vertriebsansprache

Cold Emails bieten einen direkten Weg, potenziellen Kunden zu zeigen, was Du anbietest.

Denke jedoch daran, dass Cold Sales Emails eine feine Balance zwischen Überzeugungskraft und Personalisierung erfordern, um nicht zu aufdringlich oder spamartig zu wirken.

Keine Sorge; wir haben einige bewährte Cold-Email-Vorlagen für Dich vorbereitet!

4. Jobsuche

Cold Emails können auch ein mächtiges Werkzeug für Jobsuchende sein, die ihre Traumstelle finden oder in eine neue Branche einsteigen möchten.

Indem Du potenzielle Arbeitgeber oder Fachleute in Deinem Bereich kontaktierst, kannst Du Dein Interesse bekunden, Deine Qualifikationen hervorheben und einen bleibenden Eindruck hinterlassen, der Dich von anderen Kandidaten abhebt.

5. Content-Promotion

Du hast viel Herzblut in die Erstellung wertvoller Inhalte gesteckt, aber was nützt das, wenn niemand davon weiß?

Cold Emails können genutzt werden, um Deine Blogbeiträge, Whitepapers, E-Books oder Webinare mit relevanten Personen in Deiner Branche zu teilen. So lenkst Du Traffic auf Deine Inhalte und positionierst Dich als kenntnisreiche und hilfreiche Ressource, baust Glaubwürdigkeit und Vertrauen auf.

Wie plant und baust du eine erfolgreiche Kampagne auf?

Wie gesagt, generische E-Mails werden keinen Erfolg haben. Es ist entscheidend, deine Empfänger zu recherchieren, echtes Interesse an ihren Bedürfnissen oder Erfolgen zu zeigen und einen Mehrwert anzubieten, der auf ihre spezifische Situation und deine Ziele abgestimmt ist.

Deine Reise, wie du eine gute Verkaufs-E-Mail schreibst, beginnt mit gründlicher Planung und Recherche.

Hier sind einige wichtige Schritte von unseren Experten:

1. Definiere deine Ziele

Lege klar fest, was du mit deiner Cold-Email-Kampagne erreichen möchtest. Ob es darum geht, Meetings zu vereinbaren, Verkaufstermine zu bekommen oder dein berufliches Netzwerk zu erweitern – ein konkretes Ziel ist entscheidend.

2. Identifiziere deine Zielgruppe

Kenne deine idealen Empfänger, erstelle eine effektive E-Mail-Verteilerliste und segmentiere sie basierend auf relevanten Kriterien wie Branche, Berufsbezeichnung, Standort oder Schmerzpunkten. So kannst du deine E-Mails besser personalisieren und höhere Antwortraten erzielen.

3. Recherchiere deine Interessenten

Sammle Informationen über deine Empfänger, bevor du deine Cold Email verfasst, um eine echte Verbindung herzustellen. Wenn du in deiner E-Mail auf ihre jüngsten Erfolge oder Arbeiten eingehst, zeigst du, dass du dich vorbereitet hast und nicht einfach nur generische Nachrichten verschickst.

4. Formuliere ein überzeugendes Wertangebot

Kommuniziere den Wert, den dein Produkt, deine Dienstleistung oder Zusammenarbeit dem Empfänger bringt. Konzentriere dich darauf, ihre Schmerzpunkte anzusprechen und konkrete Vorteile zu bieten. Viele Unternehmen starten mit der Kontaktaufnahme, ohne ein USP (Unique Selling Proposition) zu erstellen, was zu erfolglosen Kampagnen führt.

5. Nutze Cold Email Tools zur Automatisierung

Unsere digitale Ära läuft mit KI, Software, Plugins und einigen großartigen Automatisierungstools für E-Mail-Kampagnen.

Plattformen wie MailChimp, SecureMailMerge und Zapier können dir helfen, Aufgaben wie Datensammlung, Öffnungsraten, Engagement und Konversionsraten zu automatisieren und gleichzeitig das Versenden, Beantworten und Verknüpfen von Cold Emails zu automatisieren.

6. Plane deine Follow-up-Strategie

Nicht alle Interessenten werden auf deine erste E-Mail antworten. Bereite einen gut durchdachten Follow-up-Plan vor, um die Empfänger zu erinnern und dein Wertangebot ohne zu aufdringlich zu wiederholen. Zu lernen, wie man Follow-up-E-Mails schreibt, die funktionieren, ist der schwierigste Teil beim Einrichten einer E-Mail-Kampagne.

9 Schritte, um eine Cold Email zu schreiben, die konvertiert

Du weißt inzwischen, dass das Verfassen einer Cold Email, die geöffnet wird und Interessenten in treue Kunden verwandelt, Feingefühl, Strategie und eine Prise Personalisierung erfordert.

Nun, da du eine Strategie hast, hier eine vollständige Aufschlüsselung der 9 Schritte, die du unternehmen kannst, um sicherzustellen, dass deine Email perfekt ist:

Schritt 1: Mach die Betreffzeile lohnenswert

Deine Betreffzeile ist das Tor zu deiner Email.

Sie ist das Erste, was dein Empfänger sieht und entscheidet, ob er deine Email öffnet oder sie im gefürchteten Spam-Ordner landet. Es gibt mehrere andere Möglichkeiten, zu vermeiden, dass deine Email im Spam landet.

Halte sie kurz, relevant und ansprechend. Personalisierte Betreffzeilen werden zu 26 % häufiger geöffnet, also zieh in Betracht, den Namen des Empfängers einzubauen oder ein Thema von Interesse zu erwähnen, um seine Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Keine Clickbaits! Die kosten dich Glaubwürdigkeit.

Schritt 2: Personalisiere die Anrede

Den Empfänger mit seinem Namen anzusprechen ist der erste Schritt, um eine Verbindung herzustellen.

Vermeide generische Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, da sie unpersönlich wirken und dazu führen können, dass deine Email schnell abgetan wird. Nutze den Namen, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und zu zeigen, dass du dich vorbereitet hast.

Schritt 3: Starte mit einem Aufhänger

Deine ersten Zeilen sind entscheidend, um das Interesse des Empfängers zu wecken.

Beginne mit einem überzeugenden Aufhänger, der sich auf seine Bedürfnisse, Herausforderungen oder jüngste Erfolge bezieht. Zeige, dass du seine Situation verstehst und biete eine einzigartige Perspektive oder Lösung, die seine Neugier weckt.

Ein häufiger Irrtum bei Aufhängern ist, dass sie oberflächlich geschrieben werden, um irgendwie das Interesse des Lesers zu fangen. Fall nicht darauf rein.

Mit einem Aufhänger zu starten bedeutet, dass du die wichtigsten Informationen zuerst gibst. So weiß der Leser, was für ihn drin ist – ein Vorteil, ein Angebot, eine Lösung, Unterstützung oder etwas, das auf seine spezielle Situation oder Schmerzpunkt zutrifft.

Schritt 4: Biete Wert und Vorteile

Sobald du ihre Aufmerksamkeit hast, ist es Zeit, Wert zu liefern.

Kommuniziere die Vorteile deines Produkts, deiner Dienstleistung oder Zusammenarbeit. Konzentriere dich darauf, ihre Schmerzpunkte detaillierter anzusprechen und spezifische Vorteile anzubieten, die mit ihren Bedürfnissen übereinstimmen.

Untermauere deine Aussagen mit Daten oder Testimonials, um Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Und denk daran, bei der Stimme und Persona deiner Marke zu bleiben und einige Grafiken hinzuzufügen, damit die Email attraktiver aussieht.

Es gibt in allem Wert, solange es darauf ausgelegt ist, das Leben deiner Leser zu erleichtern.

Schritt 5: Halte es kurz und lesbar

Wir haben gesagt, du sollst deine Vorteile, Schmerzpunkte und Werte ausführen, aber halte es einfach.

Vermeide es, deine Empfänger mit langen Absätzen und schwer verständlicher Sprache zu überfordern. Mach deine Email leicht zu überfliegen und zu lesen, indem du Aufzählungspunkte, Zwischenüberschriften und kurze Sätze verwendest. Sei dir ihrer Zeit bewusst und komm direkt zum Punkt, während du deine Botschaft effektiv vermittelst.

Egal, ob dein Geschäft B2B oder B2C ist, Leute brauchen mehr Zeit oder Konzentration, um einen 500-Wörter-Brief in ihrem Namen zu lesen – mach es kurz, knackig und vollgepackt mit allem Wesentlichen. Kein Schnickschnack!

Schritt 6: Füge einen Call to Action (CTA) hinzu

Nie. Einen. CTA. Vergessen.

Leite deinen Empfänger an, welche Aktion du von ihm erwartest. Ob es darum geht, einen Anruf zu planen, ein Meeting zu vereinbaren oder deine Website zu besuchen – mach deinen CTA klar, überzeugend und leicht nachvollziehbar. Biete mehrere Optionen zur Interaktion an, um unterschiedlichen Vorlieben gerecht zu werden.

Wenn du fortgeschrittene Plugins nutzt, füge einen fetten, großen Button hinzu, der zum Handeln auffordert. Je auffälliger er ist, desto wahrscheinlicher klicken die Leute darauf.

Mach ihn außerdem immer relevant zum Thema deiner Email. Füge nicht einfach einen „Kontaktieren Sie uns“-Link ein, nur weil Leute darauf klicken sollen.

Schreib Dinge wie „Buche eine 15-minütige Beratung mit uns“ oder „Finde deine Liste (der Produkte)“.

Schritt 7: Füge eine professionelle Signatur hinzu

Richte Email-Signaturen in Outlook ein, denn sie machen einen großen Unterschied und verleihen deiner Email Glaubwürdigkeit und Vertrauen, sobald der Leser bis zum Ende liest. Niemand vertraut einer Email von „Einfach Linda“.

Beende deine Email mit einer professionellen Signatur, die deinen Namen, deine Berufsbezeichnung, Firma, Kontaktinformationen und relevante Links (z. B. Website, LinkedIn-Profil) enthält. Eine gut gestaltete Signatur verleiht einen professionellen Touch und macht es den Empfängern leicht, dich zu kontaktieren.

Schritt 8: Korrekturlesen und Testen

Rechtschreib- und Grammatikfehler können deine Glaubwürdigkeit schneller schmälern, als du denkst.

Bevor du auf Senden klickst, lese deine Email sorgfältig Korrektur, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Außerdem, sende immer eine Test-Email an dich selbst oder einen Kollegen, um zu prüfen, wie sie in verschiedenen Email-Clients und auf unterschiedlichen Geräten aussieht.

Nochmal prüfen, überarbeiten und verfeinern sind die Zutaten für eine revolutionäre Email-Kampagne!

Schritt 9: Lass sie sicher und vertrauenswürdig aussehen

In Zeiten von Online-Betrug und Phishing-Versuchen sind Empfänger vorsichtig, wenn sie mit unbekannten Emails interagieren.

Neben Email-Signaturen gibt es weitere Schritte, die du unternehmen musst, um sicherzugehen, dass du auf der richtigen Seite des Posteingangs bist.

• Steigere die Glaubwürdigkeit deiner Email durch eine professionelle Email-Adresse, die mit deiner Domain verbunden ist.
• Implementiere Sicherheitsmaßnahmen wie SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail), um deine Email zu authentifizieren und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, als Spam markiert zu werden.
• Richte deine Emails für sichere Email-Verschlüsselung ein mit Zertifikaten und vertrauenswürdigen Anbietern, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

Secure Mail Merge – Das ultimative Tool, um eine erfolgreiche Cold-Email-Kampagne in Outlook einzurichten

Secure Mail Merge ist ein spezielles Outlook-Add-in, das entwickelt wurde, um E-Mail-Marketing, interne und externe Kommunikation sowie organisatorische Abläufe zu verbessern.

Es bietet mehrere Funktionen, die deine Cold-Email-Kampagne richtig voranbringen können:

• Einfache Serien-E-Mails: Personalisiere deine E-Mails in großem Umfang, indem du Empfängerdaten (z. B. Namen, Firmennamen) automatisch mit einer einfachen Tabelle in den E-Mail-Inhalt einfügst. Es unterstützt alle Formate! (Neu dabei? Unser kompletter Leitfaden für Serien-E-Mails in Outlook erklärt jede Methode, inklusive was im neuen Outlook funktioniert.)
• Automatisierte Nachfass-E-Mails: Plane und sende automatisierte Follow-up-E-Mails an Empfänger, die noch nicht auf deine erste E-Mail reagiert haben, um die Chancen auf Engagement zu erhöhen.
• Tracking und Analysen: Erhalte Einblicke in Öffnungsraten, Link-Klicks und Empfänger-Engagement, damit du deine Strategie für bessere Ergebnisse optimieren kannst.
• E-Mail-Planung und Tests: Wähle die beste Zeit, um deine Cold-Emails für maximale Wirkung zu senden, auch wenn du dich in einer anderen Zeitzone befindest. Außerdem kannst du Test-E-Mails senden, um die Qualität beim Einrichten deiner Kampagne sicherzustellen.
• Vorlagen-Ressourcen: Greife auf unsere professionell gestalteten E-Mail-Vorlagen zu, um deine Cold-Email-Kampagne schnell zu starten und Zeit beim Design zu sparen.
• Keine Begrenzung der Empfängerzahl: Im Gegensatz zu anderen Drittanbieter-Plugins erlaubt SecureMailMerge dir, tausende E-Mails zu versenden, sobald es hinzugefügt wurde – ohne Begrenzung oder kostenpflichtige Limits, damit du tun kannst, was nötig ist, und die Plattform das macht, was sie am besten kann, ohne dir Sorgen zu machen.

Die Installation und Konfiguration von SecureMailMerge in dein bereits bestehendes Outlook-Konto und deinen Workflow dauert nur wenige Minuten.

Jetzt kostenlos herunterladen und eine Testversion der bahnbrechenden E-Mail-Serienplattform ausprobieren, die speziell für Outlook und seine Funktionen entwickelt wurde.

Bonus: Wie man eine Kaltakquise-E-Mail in Outlook schreibt – Beispiele und Vorlagen

Wie versprochen, hier einige großartige Beispiele, wie du die oben genannten Tipps und Strategien umsetzen kannst, um eine erfolgreiche Kaltakquise-E-Mail-Kampagne zu erstellen.

Mach dir Notizen und nutze diese als Inspiration. Denk aber daran, sie entsprechend zu personalisieren und nicht einfach nur so zu verwenden, da jedes Unternehmen, jeder Kunde und jedes Produkt einzigartig ist.

Beispiel #1 – Erster Kontakt

    
Betreff: [Name des Empfängers], lass uns verbinden und neue Möglichkeiten entdecken!
Hallo [Name des Empfängers],
ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich wohlbehalten. Mein Name ist [Dein Name], und ich bin auf deine beeindruckende Arbeit im Bereich [Branche des Empfängers oder jüngste Leistung] aufmerksam geworden. Besonders inspiriert hat mich [konkretes Detail, das deine Aufmerksamkeit erregt hat].
Ich melde mich heute bei dir, weil wir eine gemeinsame Leidenschaft für [gemeinsames Interesse oder Branchenfokus] teilen. Als [deine Rolle/Firma] unterstützen wir Unternehmen wie deines dabei, [nenne einen Nutzen oder Wert, den du bieten kannst].
Ich würde gerne einen kurzen Anruf vereinbaren, um zu besprechen, wie wir zusammenarbeiten und neue Chancen erkunden können. Wie passen dir [ein paar Terminvorschläge mit Datum und Uhrzeit]? Falls diese Zeiten nicht passen, kannst du über den Button unten direkt auf meinen Kalender zugreifen und einen passenden Termin buchen.
[CTA Button - Termin buchen]
Ich freue mich darauf, mit dir in Kontakt zu treten!
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Berufsbezeichnung]
[Dein Unternehmen]
[Deine Kontaktinformationen]

Beispiel #2 – Produktfokussiert

    
Betreff: [Name des Empfängers], bring dein [Branche des Empfängers] mit unserer innovativen Lösung auf das nächste Level!
Hallo [Name des Empfängers],
in diesem Jahr war [nenne ein häufiges Problem oder eine Herausforderung in ihrer Branche] eine große Herausforderung für [Nische] Unternehmen. Unser Team bei [Dein Unternehmen] versteht die Schwierigkeiten, mit denen [Branche des Empfängers] konfrontiert sind, und wir haben eine maßgeschneiderte Lösung für deine speziellen Bedürfnisse.
Wir stellen vor: [Name deines Produkts/Services], ein revolutionäres Tool, das Unternehmen wie deinem ermöglicht, [nenne die wichtigsten Vorteile und den Wert, den dein Produkt bietet]. Mit unserer nachweislichen Erfolgsbilanz, Kunden dabei zu helfen, [erwähne beeindruckende Ergebnisse oder Statistiken], sind wir überzeugt, dass unsere Lösung einen bedeutenden Einfluss auf dein [geschäftliches Ziel des Empfängers] haben wird.
Ich würde dir gerne eine kostenlose Demo anbieten, um zu zeigen, wie [Name deines Produkts/Services] deine [Branche des Empfängers] Abläufe transformieren und bemerkenswerte Ergebnisse erzielen kann. Wann wäre ein passender Zeitpunkt für einen 15-minütigen Demo-Anruf? Bitte teile mir deine Verfügbarkeit mit, und ich richte mich nach deinem Zeitplan.
Oder,
[CTA Button - Demo-Anruf jetzt buchen]
Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören!
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Berufsbezeichnung]
[Dein Unternehmen]
[Deine Kontaktinformationen]

Beispiel #3 – Verkaufsfokussiert

    
Betreff: [Name des Empfängers], exklusives zeitlich begrenztes Angebot für dich!
Hallo [Name des Empfängers],
ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut. Als treuer Abonnent unseres Newsletters möchten wir dir für deine Zugehörigkeit zu unserer Community danken. Deshalb bieten wir dir ein exklusives zeitlich begrenztes Angebot für unser [Name deines Produkts/Services] an.
Du kannst [nenne den exklusiven Rabatt oder das Angebot] auf alle Bestellungen über unsere Website für einen begrenzten Zeitraum genießen. Mit [Name deines Produkts/Services] wirst du [liste einige wichtige Vorteile auf und wie es ihre Probleme löst].
Nutze diese fantastische Gelegenheit, um [nenne das gewünschte Ergebnis oder Ziel, das mit deinem Produkt/Service erreicht wird]. Verwende einfach den Code [Rabattcode] beim Checkout, um deinen exklusiven Rabatt zu erhalten.
Beeil dich! Dieses Angebot gilt nur bis zum [Ablaufdatum].
Klicke auf den Link unten, um jetzt einzukaufen:
[CTA Button - Jetzt einkaufen]
Danke, dass du ein geschätztes Mitglied unserer Community bist. Wir freuen uns darauf, dich mit unseren erstklassigen Produkten zu unterstützen.
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Berufsbezeichnung]
[Dein Unternehmen]
[Deine Kontaktinformationen]
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