Wie Du eine erfolgreiche Outlook-E-Mail-Vorlage erstellst

Das ist dein Aufruf, überzeugende E-Mails zu erstellen, dein Markenimage zu stärken und mit jedem Klick auf den „Senden“-Button Kunden zu gewinnen.

Wusstest du, dass 86 % der Fachleute E-Mail als ihren bevorzugten Kanal für die Geschäftskommunikation nutzen? Bei einer so beeindruckenden Zahl ist klar, dass die Beherrschung der Kunst der E-Mail-Korrespondenz den Erfolg deines Unternehmens erheblich beeinflussen kann.

Bis Ende 2023 werden weltweit über 4,4 Milliarden E-Mail-Nutzer aktiv sein. Bei einem so großen Publikum wird es entscheidend, E-Mail-Vorlagen strategisch zu nutzen, um im überfüllten Posteingang herauszustechen.

Aber wie kannst du in Outlook eine E-Mail-Vorlage erstellen, die dir Zeit spart und dir Kunden bringt?

In diesem Leitfaden enthüllen wir die Geheimnisse, wie du überzeugende E-Mail-Vorlagen erstellst, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen und bedeutende Ergebnisse erzielen, besprechen ihre zahlreichen Vorteile und geben dir praktische Schritte an die Hand, um überzeugende Vorlagen von Grund auf zu erstellen.

Lass uns also in die Welt der Outlook-E-Mail-Vorlagen eintauchen und die Geheimnisse effektiver Kundenansprache entdecken!

Warum eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellen?

Während eine gut formulierte Betreffzeile und personalisierte Inhalte wesentliche Elemente effektiver E-Mail-Kommunikation sind, gehen Outlook-E-Mail-Vorlagen noch einen Schritt weiter.

E-Mail-Vorlagen bieten eine strukturierte und effiziente Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu treten, deine Nachrichten zu optimieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Sie ermöglichen es dir, die Antwortraten zu verbessern, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu mehr Conversions zu führen.

Personalisierte Kommunikation ist immer wichtiger geworden, da Unternehmen bestrebt sind, starke Beziehungen zu ihrer Zielgruppe aufzubauen.

Eine aktuelle Studie zeigte, dass jeder ausgegebene Dollar für E-Mail-Automatisierung und Marketing zu einem Return on Investment (ROI) von 40 $ führt. Das unterstreicht die Notwendigkeit maßgeschneiderter Vorlagen, die bei den Empfängern Anklang finden und sie zum Handeln bewegen.

Aber das sind noch nicht alle Vorteile.

5 Vorteile der Verwendung von E-Mail-Vorlagen

Wir müssen zuerst das Warum beantworten, bevor wir erklären, wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellt.

Hier sind alle Vorteile, die du erwarten kannst, wenn du deine E-Mail-Vorlagen in Outlook für zukünftige Kampagnen oder den täglichen Schriftverkehr personalisierst:

1. Es hilft bei der Marken-Konsistenz

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Outlook sorgt für eine einheitliche Markenpräsenz in all deinen Kommunikationen. Wenn du das Logo, Farbschema und die gesamte visuelle Identität deines Unternehmens in deine Vorlagen einbaust, entsteht ein stimmiges und professionelles Markenbild.

Du kannst auch eine Signatur in Outlook einrichten und sie als Teil deiner Vorlagen verwenden, um sie automatisch mit deinem oder dem Namen deines Unternehmens zu unterschreiben. Diese Konsistenz im Branding hilft, Glaubwürdigkeit aufzubauen und fördert die Wiedererkennung bei deinen Empfängern.

2. E-Mail-Vorlagen sind ressourcenschonender und zeiteffizienter

Einer der größten Vorteile von E-Mail-Vorlagen ist die Zeitersparnis.

Mit vorgefertigten Vorlagen für wiederkehrende Prozesse, z. B. die Kunden-Einarbeitung, musst du nicht jedes Mal von Grund auf neu anfangen, wenn du eine E-Mail verfasst. Stattdessen kannst du die passende Vorlage auswählen, sie bei Bedarf anpassen und schnell abschicken.

Diese Effizienz ermöglicht es dir, dich mehr auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren und steigert letztlich die Produktivität, was zu besseren Kommunikationen und Projektabschlüssen führt.

3. Sie bieten verbesserte Genauigkeit und Fehlerreduktion

Wenn du E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellst, kannst du den Inhalt sorgfältig ausarbeiten und überprüfen, bevor du ihn als Vorlage speicherst.

Dieser Prozess stellt sicher, dass deine Nachricht korrekt, fehlerfrei und im gewünschten Ton und Stil verfasst ist. Indem du vermeidest, wiederholt dieselben Informationen manuell einzutippen oder Fehler zu machen, kannst du ein hohes Maß an Professionalität bewahren und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in deinen Kommunikationen minimieren.

4. Du kannst deine Antworten einfach personalisieren

Personalisierung schafft das Gefühl individueller Aufmerksamkeit und zeigt, dass dir der Empfänger wichtig ist, was die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion erhöht. E-Mail-Vorlagen in Outlook bieten diese Flexibilität, deine Nachrichten zu personalisieren und gleichzeitig Konsistenz zu wahren und den zusätzlichen Aufwand zu reduzieren.

Du kannst jede Vorlage mit empfängerbezogenen Informationen anpassen, wie z. B. Name, Unternehmen oder relevante Details, wodurch die E-Mail persönlicher und ansprechender wird.

5. Sie steigern deine gesamte Workflow-Produktivität

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen optimiert deinen Workflow und verbessert die Produktivität.

Ob du regelmäßige Updates an dein Team sendest, auf häufige Kundenanfragen antwortest oder potenzielle Kunden kontaktierst – Vorlagen ermöglichen es dir, professionelle E-Mails mit minimalem Aufwand schnell zu erstellen. Diese Effizienz gibt dir die Möglichkeit, dich auf strategischere und wertschöpfende Aktivitäten in deinem Unternehmen zu konzentrieren.

Wie erstellt man E-Mail-Vorlagen in Outlook?

Jetzt, wo du weißt, wie wichtig E-Mail-Vorlagen sind und warum du sie brauchst, ist es Zeit zu lernen, wie man Outlook-E-Mail-Vorlagen erstellt und sie für die zukünftige Nutzung auf 5 verschiedene Arten speichert.

Probiere diese verschiedenen Optionen aus und wähle diejenige, die am besten zu deinem Workflow und deinen Vorlieben passt:

Beste Option: TemplateManager365

Bei weitem der einfachste Weg, Vorlagen direkt in Outlook zu erstellen und zu verwenden, ist die Installation von TemplateManager365. Es ist ein Plugin, mit dem du jede E-Mail mit Bildern und Anhängen als Vorlage zur späteren Wiederverwendung speichern kannst. Du kannst Ordner verwenden, und in der kostenlosen persönlichen Edition wird alles in deinem Postfach gespeichert, sodass es immer verfügbar ist, egal welchen Computer du benutzt.

Schritt 1: Installiere das TemplateManager365-Plugin aus dem Microsoft Office Add-Ins Store.

Schritt 2: Verfasse eine neue E-Mail, indem du auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ klickst, und passe sie mit Bildern und beliebigen Anhängen an.

Schritt 4: Sobald die E-Mail bereit ist, als Vorlage gespeichert zu werden, starte das Plugin über die Menüleiste.

Schritt 5: Klicke auf Speichern und benenne die Vorlage bei Bedarf um.

Die Verwendung der gespeicherten Vorlage ist genauso einfach:

Schritt 1: Erstelle eine neue E-Mail und starte das Plugin über die Menüleiste.

Schritt 2: Wähle die Vorlage aus, die du verwenden möchtest, und Betreff, Text mit Bildern sowie alle Anhänge werden automatisch zu deiner E-Mail hinzugefügt.

Option 2: Als Outlook-Vorlagen speichern

Schritt 1: Starte Outlook und gehe zum Tab „Start“.

Schritt 2: Verfasse eine neue E-Mail, indem du auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ klickst.

Schritt 3: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt an, einschließlich Betreff, Textkörper und relevanten Anhängen.

Schritt 4: Sobald die E-Mail bereit ist, als Vorlage gespeichert zu werden, gehe zum Tab „Datei“ und klicke auf „Speichern unter“.

Schritt 5: Wähle im Dialogfeld „Speichern unter“ im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Option „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus.

Schritt 6: Wähle einen Speicherort auf deinem Computer und gib einen aussagekräftigen Namen zur einfachen Identifikation ein.

Schritt 7: Klicke auf „Speichern“, um die E-Mail als Vorlage zu speichern. Wenn du die Vorlage für eine zukünftige E-Mail benötigst, doppelklicke einfach auf die Datei im Ordner.

Option 3: Schnellbausteine und AutoText-Vorlagen

AutoText und Schnellbausteine sind im Grunde dieselben Funktionen. Nur Schnellbausteine sind für Outlook 2003 und frühere Versionen verfügbar. Beide sind für die neuesten Outlook-Versionen verfügbar.

Schritt 1: Erstelle eine neue E-Mail oder antworte auf eine bestehende.

Schritt 2: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt an, den du als AutoText speichern möchtest.

Schritt 3: Markiere den Inhalt, den du als AutoText speichern möchtest.

Schritt 4: Klicke im Tab „Einfügen“ auf die Schaltfläche „Schnellbausteine“ und wähle „AutoText“ aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 5: Klicke im Untermenü auf „Auswahl in AutoText-Katalog speichern“.

Schritt 6: Gib im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ einen Namen für den AutoText-Eintrag ein, lege weitere gewünschte Einstellungen fest und klicke auf „OK“, um zu speichern.

Schritt 7: Um den AutoText zu verwenden, tippe einfach den zugehörigen AutoText-Namen ein und drücke die Taste „F3“ oder gehe zum Tab „Einfügen“, klicke auf „Schnellbausteine“ und wähle den gewünschten AutoText-Eintrag aus der Galerie aus.

Option 4: Verwendung des Plugins „Meine Vorlagen“ (nur E-Mail-Textkörper, mit einfacher Formatierung)

Schritt 1: Melde dich bei deinem Outlook Web App-Konto an.

Schritt 2: Klicke auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“, um eine neue E-Mail zu erstellen.

Schritt 3: Klicke im Menüband auf das Add-In „Meine Vorlagen“. Dieses ist standardmäßig installiert, falls nicht, kannst du es über die Schaltfläche „Add-Ins abrufen“ hinzufügen.

Schritt 4: Passe den Textkörper mit einfacher Formatierung wie fett oder kursiv an.

Schritt 5: Klicke auf Speichern, um die Vorlage zu sichern.

Schritt 6: Jetzt kannst du die Vorlage aus dem Menü auswählen und der Inhalt wird in die aktuelle E-Mail eingefügt.

Option 5: Quick Steps erstellen (nur Text-E-Mails ohne Formatierung)

Quick Steps sind praktische Abkürzungen, mit denen du mehrere Aktionen mit einem einzigen Befehl ausführen kannst. Eine dieser Aktionen ist das Antworten mit einer Vorlage oder das Erstellen einer neuen E-Mail, die auf einer Vorlage basiert.

Schritt 1: Gehe zum Tab „Start“ und klicke in der Gruppe „Quick Steps“ auf die Schaltfläche „Neu erstellen“.

Schritt 2: Gib im Dialogfeld „Quick Step bearbeiten“ einen Namen für den Quick Step ein und wähle die gewünschten Aktionen aus (z. B. Willkommensnachricht).

Schritt 3: Wähle im Abschnitt „Aktionen“ „Neue Nachricht“ aus, um eine neue E-Mail zu erstellen, und füge eine Aktion hinzu, die ausgeführt werden soll (z. B. Allen antworten).

Schritt 4: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt und der Formatierung an.

Schritt 5: Du kannst auch weitere notwendige Informationen und Tastenkombinationen hinzufügen, um diesen Quick Step als Antwort auf jede E-Mail zu senden.

Schritt 6: Klicke auf „Fertig stellen“, nachdem du alles eingerichtet hast, und der Quick Step erscheint im Menüband.

6 Tipps, um erfolgreiche Outlook-E-Mail-Vorlagen zu erstellen

Effektive Outlook-E-Mail-Vorlagen zu erstellen, bedeutet mehr, als einfach Inhalte in ein vorgegebenes Format zu kopieren und einzufügen – besonders wenn du Follow-up-E-Mails schreibst, die konvertieren.

Um Kunden wirklich zu gewinnen und den Erfolg deiner E-Mail-Kampagne zu maximieren, befolge diese sechs wichtigen Tipps:

1. Definiere deine Ziele und Zielgruppe

Bevor du mit der Erstellung der Vorlage beginnst, definiere klar deine Ziele für jede E-Mail.

Bestimme, welche Aktion oder Reaktion du von deinen Empfängern erhalten möchtest. Verstehe außerdem die Vorlieben, Bedürfnisse und Probleme deiner Zielgruppe. Wenn du deine Vorlagen auf bestimmte Ziele und Zielgruppensegmente zuschneidest, erhöhst du die Relevanz und Wirkung deiner E-Mails.

2. Erstelle eine überzeugende Betreffzeile

Die Betreffzeile ist deine erste Chance, die Aufmerksamkeit deiner Empfänger zu gewinnen.

Halte sie kurz, ansprechend und relevant zum Inhalt der E-Mail. Eine überzeugende Betreffzeile weckt Neugier, erzeugt Dringlichkeit oder bietet einen klaren Vorteil, um die Empfänger zum Öffnen deiner E-Mail zu bewegen. Probiere verschiedene Ansätze aus, um die beste Betreffzeile zu finden, die bei deiner Zielgruppe ankommt.

3. Gestalte ein professionelles E-Mail-Layout

Ein optisch ansprechendes und professionelles E-Mail-Layout hinterlässt einen positiven Eindruck und verbessert die Lesbarkeit. Verwende ein sauberes, gut organisiertes Design, das zur visuellen Identität deiner Marke passt.

Achte auf Formatierung, Schriftarten und Farben, um die Lesbarkeit auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sicherzustellen. Ein visuell stimmiges und professionelles Layout schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei deinen Empfängern.

4. Personalisiere deine Vorlage

Personalisierung verleiht deinen E-Mails eine menschliche Note und erhöht Engagement sowie Relevanz. Nutze Empfänger-Variablen wie Name oder Firma, um personalisierte Informationen dynamisch in deine Vorlagen einzufügen.

Gestalte den E-Mail-Inhalt im Gesprächston und spreche die Empfänger, wenn passend, mit Namen an. Personalisierte E-Mails zeigen, dass du deine Empfänger als Individuen wertschätzt und fördern eine stärkere Verbindung.

5. Füge relevante Inhalte und einen Call to Action hinzu

Stelle sicher, dass der Inhalt deiner E-Mail-Vorlage zu deinen Zielen passt und dem Empfänger einen Mehrwert bietet. Kommuniziere den Zweck der E-Mail und füge relevante Informationen hinzu, wie Produktdetails, Sonderangebote oder Veranstaltungsinformationen.

Füge außerdem einen überzeugenden Call to Action (CTA) ein, der die Empfänger zur gewünschten Aktion führt, z. B. auf einen Link klicken, sich für ein Webinar anmelden oder einen Kauf tätigen. Ein starker CTA motiviert die Empfänger, den nächsten Schritt zu machen – selbst wenn es nur eine Antwort auf deine E-Mail ist.

6. Teste und optimiere deine Vorlage

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend, um erfolgreiche Outlook-E-Mail-Vorlagen zu erstellen.

Teste verschiedene Elemente deiner Vorlage, wie Betreffzeilen, Inhaltsvarianten und CTAs, um herauszufinden, was bei deiner Zielgruppe am besten ankommt.

Analysiere Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickrate und Konversionsrate, um Einblicke in die Wirksamkeit deiner Vorlagen zu gewinnen. Basierend auf diesen Ergebnissen nimm datenbasierte Optimierungen vor, um deine Vorlagen zu verfeinern und ihre Wirkung zu maximieren.

Beispiele für effektive Outlook-E-Mail-Vorlagen

Manche E-Mails benötigen mehr Vorlagen als andere, wie Kundensupport, Antworten auf Anfragen, das Einsenden von Formularen oder Willkommens-/Onboarding-E-Mails.

Wenn du es bis hierher geschafft hast, kennst du alles über das Erstellen einer Outlook-E-Mail-Vorlage, und es ist Zeit, dieses Wissen umzusetzen.

Hier sind also einige Beispiele, die dir Inspiration und einen Vorsprung auf dieser Reise geben sollen:

Beispiel 1: Vertriebs-Follow-up-Vorlage

    
Betreff: Nachverfolgung unseres Gesprächs – [Company Name]
Hallo [Name des Interessenten],
ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich wohlbehalten. Ich melde mich bezüglich unseres kürzlichen Gesprächs über [Produkt/Dienstleistung] und beantworte gerne weitere Fragen, die du haben könntest. Unser Team bei [Company Name] ist bestrebt, außergewöhnliche Lösungen zu bieten, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Ich würde gerne einen Anruf oder ein Treffen zu einem für dich passenden Zeitpunkt vereinbaren, um genauer zu besprechen, wie unser [Produkt/Dienstleistung] [konkretes Problem oder Chance] für dein Unternehmen lösen kann. In der Zwischenzeit habe ich eine ausführliche Broschüre angehängt, die weitere Informationen zu unseren Angeboten enthält.
Bitte zögere nicht, mich direkt unter [deine Kontaktinformationen] zu kontaktieren, falls du zusätzliche Unterstützung oder spezielle Anforderungen hast. Ich freue mich auf die Gelegenheit, mit dir zusammenzuarbeiten und [Name des Unternehmens des Interessenten] zu größerem Erfolg zu verhelfen.
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktinformationen]

Beispiel 2: Kunden-Onboarding-Vorlage

    
Betreff: Willkommen bei [Company Name] – Deine Onboarding-Reise beginnt!
Lieber [Name des Kunden],
wir freuen uns sehr, dich in der [Company Name]-Familie willkommen zu heißen! Es ist uns eine Ehre, dich an Bord zu haben, und wir sind gespannt darauf, diese Reise gemeinsam zu beginnen.
Um einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten, haben wir einen umfassenden Leitfaden vorbereitet, der die notwendigen Schritte und Ressourcen beschreibt. Du findest ihn als Anhang zu dieser E-Mail. Bitte nimm dir etwas Zeit, den Leitfaden durchzusehen, der alles abdeckt – von der Einrichtung deines Kontos bis zum Zugriff auf unsere Support-Kanäle.
Bei [Company Name] setzen wir uns dafür ein, exzellenten Support zu bieten und deinen Erfolg sicherzustellen. Wenn du Fragen hast oder während des Onboardings Unterstützung benötigst, zögere bitte nicht, unser engagiertes Support-Team unter [Support-Kontaktinformationen] zu kontaktieren. Wir sind für dich da!
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktinformationen]

Beispiel 3: Kundensupport-Vorlage

    
Lieber [Name des Kunden],
vielen Dank, dass du den Support von [Company Name] kontaktiert hast. Wir haben deine Anfrage bezüglich [konkretes Problem/Frage] erhalten und setzen alles daran, dir schnell zu helfen.
Unser Support-Team prüft deine Anfrage und wird dir innerhalb von [angegebener Zeitraum] eine ausführliche Antwort zukommen lassen. In der Zwischenzeit kannst du unsere Online-Wissensdatenbank unter [Website-Link] besuchen, um Antworten auf häufig gestellte Fragen und hilfreiche Ressourcen zu finden.
Falls du sofortige Unterstützung benötigst oder weitere Informationen hast, antworte bitte auf diese E-Mail oder kontaktiere unser Support-Team direkt unter [Support-Kontaktinformationen]. Wir möchten sicherstellen, dass deine Erfahrung mit [Company Name] reibungslos verläuft und wir deine Anliegen effektiv bearbeiten.
Danke, dass du dich für [Company Name] entschieden hast. Wir schätzen deine Geduld und werden alles tun, um dein Problem zu lösen und deine Erwartungen zu übertreffen.
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktinformationen]

Hinweis: Diese Beispiele zeigen nur, wie man Outlook-E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke strukturiert und formatiert. Passe sie an deine spezifischen Anforderungen an und integriere den Ton und Stil deiner Marke.

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• Es gibt keine Größenbeschränkungen für Nachrichten oder Anhänge, sodass du große Dateien senden, lange Nachrichten, Videos oder mehrere Bilder nach Bedarf verschicken kannst.

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