Wie Du eine Signatur in Outlook einrichtest (7 einfache Schritte)

Das tägliche Volumen an versendeten E-Mails ist beeindruckend, mit fast 347 Milliarden E-Mails, die weltweit täglich verschickt werden, sowohl für geschäftliche als auch persönliche Kommunikation.

Dieses exponentielle Wachstum unterstreicht die Bedeutung, deine E-Mails hervorzuheben und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nutzung einer gut gestalteten E-Mail-Signatur.

Wenn du jedoch Outlook benutzt, fühlst du dich vielleicht verloren bei der Einrichtung und Anpassung deiner Signatur.

Und obwohl es viele Anleitungen gibt, die das Ganze zu technisch erscheinen lassen, haben wir für dich 7 einfache Schritte zusammengestellt, um Signaturen in Outlook zu erstellen, hinzuzufügen und zu ändern.

In diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zeigen wir dir, wie du eine Signatur in Outlook einrichtest und wie sie verbessert werden kann, um für deine E-Mail-Kampagnen persönlicher und unkomplizierter mit einer Profi-Strategie zu wirken.

Lass uns also loslegen!

Die Bedeutung von E-Mail-Signaturen

Bevor wir uns den technischen Schritten widmen, lass uns kurz besprechen, warum E-Mail-Signaturen so wichtig sind.

Eine E-Mail-Signatur ist eine digitale Visitenkarte, die den Empfängern wertvolle Informationen über dich oder deine Organisation liefert. Sie verleiht eine persönliche Note, steigert die Professionalität und stärkt deine Markenidentität.

Eine gut gestaltete Signatur kann auch relevante Kontaktdaten, Social-Media-Links und Marketingbotschaften enthalten, was sie zu einem mächtigen Werkzeug für effektive Kommunikation macht.

Da E-Mail-Kampagnen in der digitalen Branche weiterhin Mainstream sind, egal ob du ein Geschäftskonto, ein persönliches Konto als Solopreneur führst oder E-Mail-Abschlüsse für dein Team automatisieren möchtest – du musst sie mit Anpassungen hervorheben!

5 Vorteile einer personalisierten Signatur

Der Eindruck und die Informationen, die deine Outlook-Signatur vermitteln kann, sind nur die Spitze des Eisbergs. Es gibt noch viele weitere Vorteile, wenn du deine E-Mails auf die richtige Weise abschließt, einschließlich höherer Konversions- und Antwortraten!

1. Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen

Eine Signatur verleiht deinen E-Mails einen professionellen Touch, aber warum ist das gut?

Um das besser zu erklären: Sie hilft dir, Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen.

Vertrauen ist eine wertvolle Ressource in der E-Mail-Kommunikation, besonders angesichts der Häufigkeit von Phishing-Angriffen und Spam. Wenn jedoch eine Vertrauensbasis mit der Person besteht, mit der du kommunizierst, bist du eher offen und empfänglich.

Deshalb enthalten die meisten Geschäftsemails Signaturen mit echten Namen/Markennamen, Positionen, Kontaktinformationen und anderen wertvollen Inhalten für den Empfänger. Diese beziehen sich meist auf wichtige geschäftliche Angelegenheiten.

2. Mehr Umsatz

Forschungen von Marq (Lucidpress) zeigen, dass konsistentes Branding den Umsatz um 33 % steigern kann über alle Kommunikationskanäle hinweg. Das Einbinden deines Firmenlogos und deiner Farben schafft ein einheitliches Markenbild, das Wiedererkennung und Markenbewusstsein stärkt.

3. Bessere Antwortrate

Deine Signatur kann wichtige Kontaktdaten wie deinen Namen, deine Berufsbezeichnung, Telefonnummer und Website anzeigen, sodass es für Empfänger einfach ist, dich zu erreichen.

Eine Umfrage von HubSpot ergab, dass das Einfügen von Kontaktinformationen in E-Mail-Signaturen zu einer 32 % höheren Antwortrate führen kann. Mit mehr Umsatz und mehr Antworten kannst du dir leicht ausrechnen, warum das so wichtig ist!

4. Mehr Marketingmöglichkeiten

Wenn du deine E-Mail-Signatur als mehr als nur eine Möglichkeit zur Weitergabe von Kontaktdaten betrachtest, kannst du ihren Wert erheblich steigern. Indem du sie in deine bereits erfolgreiche E-Mail-Marketing-Strategie einbindest, wird deine Signatur zu einem zusätzlichen Marketingkanal.

So kannst du das Potenzial deiner Signatur nutzen, um deine Marke zu fördern, Marketingbotschaften zu teilen und gezielt mit deinem Publikum zu interagieren.

5. Rechtliche Konformität sicherstellen

Je nach Branche können bestimmte gesetzliche Anforderungen vorschreiben, dass bestimmte Informationen in deiner E-Mail-Signatur enthalten sein müssen, wie z. B. Haftungsausschlüsse oder Abmeldemöglichkeiten.

Die Einhaltung dieser Vorschriften schützt dein Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen und Bußgeldern. Beispielsweise verlangen Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen oft Haftungsausschlüsse, um Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften zu erfüllen.

So richtest du eine Signatur in Outlook ein – 7 einfache Schritte

Jetzt steigen wir direkt in die praktischen Schritte ein, wie du eine Signatur in Outlook einrichtest. Zuerst schauen wir uns an, wie das in den modernen Versionen von Outlook (Neues Outlook) und im Web funktioniert. Weiter unten findest du die Anleitungen für das klassische Outlook.

Neues Outlook und Outlook im Web

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für „Neues Outlook“ auf dem Desktop und für Outlook im Web klickst du oben auf der Outlook-Seite auf „Einstellungen“ und wählst „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ aus.

Schritt 2: Zum Bereich E-Mail-Signatur navigieren

Im Einstellungsmenü wählst du „E-Mail“ und dann „Verfassen und Antworten“. Auf dieser Seite findest du alle Einstellungen für eine E-Mail-Signatur.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter „E-Mail-Signatur“ wählst du „Neue Signatur“, gibst deine gewünschte Signatur ein und nutzt die verfügbaren Formatierungsoptionen, um das Aussehen anzupassen.

Du kannst hier auch ein Bild deiner Signatur hinzufügen oder eine vorgefertigte Signatur einfügen.

Denk daran, vor dem Weitergehen auf Speichern zu klicken.

Schritt 4: Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen

Wenn deine Signatur am Ende aller neuen E-Mails erscheinen soll, aktiviere die Option „Meine Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen, die ich verfasse“.

Schritt 5: Signatur auch automatisch in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten einfügen

Wenn deine Signatur auch in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten erscheinen soll, aktiviere die Option „Meine Signatur automatisch in Nachrichten einfügen, die ich weiterleite oder beantworte“.

Schritt 6: Signatur manuell zu bestimmten Nachrichten hinzufügen

Wenn du eine persönliche E-Mail nutzt und deine Signatur lieber manuell zu bestimmten Nachrichten hinzufügen möchtest, lasse die automatischen Optionen deaktiviert.

Dann kannst du die Signatur manuell über das Menü beim Verfassen neuer E-Mails hinzufügen, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Wenn du mit der Erstellung deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der Optionen fertig bist, klicke auf „Speichern“, um deine Einstellungen zu sichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite „Verfassen und Antworten“ erneut aufrufen, um die automatische Einbindung deiner Signatur zu ändern, das Format und Design zu bearbeiten oder die Informationen anzupassen.

Klassisches Outlook auf dem Desktop

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für ältere Versionen von Outlook auf dem Desktop klickst du im Menü auf „Datei“ und dann unten auf „Optionen“.

Schritt 2: Zu Signaturen navigieren

Im sich öffnenden Fenster klickst du auf „E-Mail“ und rechts auf den Button „Signaturen“.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter „E-Mail-Signatur“ wählst du „Neu“, gibst einen Namen für deine Signatur ein.

Dann kannst du im Feld darunter deine Signatur erstellen, die verfügbaren Formatierungsoptionen nutzen und Bilder hinzufügen. Du kannst auch einfach eine Signatur aus einem Bildbearbeitungsprogramm kopieren und einfügen oder eine aus einem Signatur-Editor übernehmen.

Schritt 4: Automatische Einbindung in neuen Nachrichten

Im Bereich unter dem Signatur-Editor mit dem Titel „Standardsignatur auswählen“ kannst du deine neue Signatur im Dropdown neben „Neue Nachrichten“ auswählen. So wird sie in allen neuen Nachrichten eingefügt.

Schritt 5: Automatische Einbindung in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten

Das Gleiche kannst du für Antworten und weitergeleitete Nachrichten im zweiten Dropdown-Menü einstellen, wenn du möchtest.

Schritt 6: Signatur manuell zu bestimmten Nachrichten hinzufügen

Wenn du beide Dropdowns auf „(keine)“ lässt, kannst du die Signatur trotzdem manuell über das Menü beim Schreiben von E-Mails hinzufügen, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Wenn du mit der Erstellung deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der Optionen fertig bist, klicke auf „Speichern“, um deine Einstellungen zu sichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite „Verfassen und Antworten“ erneut aufrufen, um die automatische Einbindung deiner Signatur zu ändern, das Format und Design zu bearbeiten oder die Informationen anzupassen.

Wie Du eine Signatur manuell zu einer einzelnen Outlook-Nachricht hinzufügst

Angenommen, Du hast bereits eine Signatur erstellt, sie aber bei allen ausgehenden Nachrichten ausgelassen. In diesem Fall kannst Du sie manuell hinzufügen, wenn Du eine E-Mail verfasst, indem Du folgende Schritte befolgst:

1. Öffne eine neue Nachricht

Gehe zu Deinem Postfach und wähle „Neue Nachricht“, um Deine E-Mail zu verfassen.

2. Füge Deine Signatur ein

Schreibe Deine Nachricht und wähle „Weitere Aktionen“ gefolgt von „Signatur einfügen“ unten im Verfassen-Bereich. Deine Signatur wird der E-Mail hinzugefügt.

Wenn Du eine andere Version Deiner Signatur für eine bestimmte E-Mail möchtest, kannst Du diese auch manuell hinzufügen, nachdem Du das Format in den Einstellungen „Verfassen und Antworten“ geändert hast.

3. Sende Deine E-Mail

Wenn Deine E-Mail fertig ist, überprüfe sie und wähle „Senden“, um sie mit Deiner Signatur zu verschicken.

Secure Mail Merge – Verbessere und automatisiere deine E-Mail-Kampagnen in Outlook

Während Outlook grundlegende Signaturfunktionen bietet, kannst du deine E-Mail-Kampagnen mit dem Secure Mail Merge Plugin auf ein neues Level heben. Dieses leistungsstarke Tool integriert sich nahtlos in Outlook und bietet neben einzigartigen automatisierten Signaturen noch viele weitere Vorteile:

• Sende personalisierte E-Mails von deinem Microsoft 365-Konto, einer Tabelle oder deinen Kontakten.
• Versende große Dateien, lange Nachrichten, Videos oder mehrere Bilder ohne Einschränkungen.
• Füge personalisierte Rechnungen, individuelle Berichte oder einzigartige Anhänge pro Empfänger hinzu.
• Sende so viele E-Mails, wie dein Microsoft 365-Konto unterstützt – keine Limits bei irgendwelchen Plänen.
• Lass deine E-Mails persönlich wirken, indem du Zellen aus deiner Tabelle nutzt und jede E-Mail, die du massenhaft versendest, personalisierst!
• Füge Tabellen, Bilder und andere Formatierungselemente hinzu, die du aus Outlook kennst. Verbessere die optische Gestaltung deiner E-Mails.
• Steigere die Interaktion, spare Zeit und nutze das volle Potenzial deiner Outlook-E-Mails.
• …und natürlich unterstützt es Outlook-Signaturen direkt out of the box.

Wenn deine Signatur steht, ist der nächste logische Schritt, personalisierte E-Mails in großem Umfang zu versenden. Unser kompletter Leitfaden zum Seriendruck in Outlook behandelt jede Methode, inklusive der, die im neuen Outlook funktioniert.

Die Installation von SecureMailMerge ist kinderleicht, egal welches Betriebssystem du nutzt – Windows, Mac oder Web. Folge diesen Schritten, um das Office Add-In Store (AppSource) Plugin zu finden und zu installieren.

SecureMailMerge kostenlos herunterladen und bring deine E-Mail-Kampagnen auf das nächste Level!

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