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Wie man vermeidet, dass E-Mails im Spam landen

SecureMailMerge verwendet dein Microsoft 365-Postfach zum Senden von E-Mails, daher kümmert sich Microsoft um die technische Infrastruktur, die erforderlich ist, um den Spam-Ordner zu vermeiden. Wenn deine E-Mails trotzdem im Junk-Ordner landen, liegt das an der Menge der gesendeten E-Mails, dem Inhalt deiner E-Mail oder daran, dass du an eine E-Mail-Liste sendest, die deine E-Mails nicht erhalten möchte.

Die Top 3 Gründe, warum deine E-Mails im Spam-Ordner landen

Das sind die drei Hauptgründe, die wir nach der Verarbeitung von Millionen E-Mails durch Mail Merge sehen.

Grund 1: Menge der versendeten E-Mails

Fang nicht plötzlich an, hunderte E-Mails pro Tag von einem brandneuen Postfach zu senden. Neue E-Mail-Adressen müssen Vertrauen aufbauen. Während es eine gute Idee sein kann, ein neues Postfach für E-Mail-Outreach zu erstellen, um es von deinem persönlichen Konto zu trennen, falls etwas schiefgeht, solltest du das Vertrauen langsam aufbauen. Sende kleine Mengen von E-Mails an eine vertrauenswürdige Liste von Personen und erhöhe die Menge langsam, während du beobachtest, wie die Leute reagieren.

Wenn eine neue E-Mail-Adresse anfängt, viele E-Mails zu senden, dann führen Spam-Meldungen von nur wenigen Nutzern zu einer stärkeren Spam-Reaktion, als wenn du…

Grund 2: Inhalt deiner E-Mail

Du solltest die folgenden drei Dinge vermeiden, damit deine E-Mail weder für automatisierte technische Systeme noch für menschliche Empfänger wie Spam wirkt.

  • Betreffzeilen mit Zahlen, Großbuchstaben, falscher Aussprache
  • E-Mails, die nur aus einem einzigen Bild statt Text bestehen
  • Häufig verwendete Wörter in Spam-E-Mails

Nutze ein Tool wie dieses, um deine E-Mail vor dem Versand an deine Liste gegen gängige Spam-Filter zu prüfen.

Grund 3: Deine Empfänger wollen deine E-Mail nicht

Stelle sicher, dass deine E-Mail-Liste „warm“ ist und du relevante E-Mails an sie sendest. Das bedeutet, dass die Empfänger kürzlich zugestimmt haben, E-Mails von dir zu dem Thema zu erhalten, das du versendest.

  • Nutze den branchenüblichen Double-Opt-in-Mechanismus: Du holst die Erlaubnis vom Empfänger ein, bevor du ihm eine Bestätigungs-E-Mail sendest, um sein Abonnement zu verifizieren.

  • Segmentiere deine E-Mail-Liste korrekt nach dem Thema, das du sendest: Richte dich an spezifische Gruppen, statt dieselbe E-Mail an alle zu senden, und erstelle prägnante Betreffzeilen sowie relevanten E-Mail-Inhalt.

  • Reinige und aktualisiere deine E-Mail-Liste regelmäßig: Entferne inaktive oder zurückgekommene E-Mail-Adressen und überprüfe und aktualisiere deine Liste regelmäßig, um die Effektivität zu optimieren.

Du solltest niemals eine E-Mail-Adresse kaufen oder mieten oder Websites nach E-Mail-Adressen durchsuchen. Das ist nicht nur in vielen Ländern illegal, sondern im schlimmsten Fall hast du eine Spam-Falle in der Liste, ohne es zu wissen, die deine E-Mail-Adresse sofort bei den meisten E-Mail-Servern blockiert.

Einige allgemeine Tipps, um Nutzer zu engagieren und somit zu vermeiden, als Spam gemeldet zu werden

  1. Gib eine echte Antwortadresse an: Verwende eine Antwortadresse, die zur Interaktion einlädt, und richte dein Konto so ein, dass Kampagnen von deiner eigenen Geschäftsdomäne gesendet werden, um Authentizität zu zeigen.

  2. Optimiere das E-Mail-Design und die mobile Darstellung: Nutze ein responsives Design, halte die E-Mails optisch sauber und sorge für eine mobilfreundliche Darstellung, um die Nutzererfahrung und das Engagement zu verbessern.

  3. Verwalte Abmeldungen und Beschwerden schnell: Respektiere Abmeldeanfragen, achte auf Feedback-Schleifen und gehe umgehend auf Probleme oder Bedenken der Empfänger ein.

SecureMailMerge sendet jede E-Mail einzeln von deinem eigenen Outlook-Konto — niemals über gemeinsame Mailserver — was hilft, deinen Absenderruf zu erhalten. Teste es kostenlos bei Microsoft AppSource.

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