Wie richte ich eine zentrale Abonnementverwaltung für meine Organisation ein?

Richte ein unternehmensweites SecureMailMerge-Abo ein – IT verwaltet Lizenzen, Finanzen kontrollieren Abrechnung per delegiertem Admin.

Dieser Leitfaden erklärt, wie man ein organisationsweites SecureMailMerge-Abonnement einrichtet und verwaltet, einschließlich der delegierten Administration für IT-Mitarbeiter.

Vorteile der zentralen Verwaltung

• Einzelne Abrechnungsstelle für die gesamte Organisation
• Zentrale Kontrolle über Lizenzzuweisungen
• Delegierte Verwaltung — IT-Mitarbeiter können Lizenzen verwalten, ohne Zugriff auf die Abrechnung zu haben
• Einfache Ein- und Ausstiegsprozesse — Lizenzen bei Personalwechsel neu zuweisen
• Mengenrabatte verfügbar ab 10 Lizenzen

Bevor du startest

Stelle sicher, dass du den Unterschied zwischen der Installation des Add-ins und der Lizenzierung verstehst – das sind separate Schritte, die an verschiedenen Stellen verwaltet werden. Siehe Installation vs. Lizenzierung für Details.

Schritt 1: Erstelle das Organisationsabonnement

1. Gehe zu securemailmerge.com/purchase
2. Melde dich mit dem Microsoft 365-Konto an, das das Abonnement besitzen soll (typischerweise IT, Einkauf oder ein gemeinsames Admin-Konto)
3. Stelle die Menge so ein, dass sie der Anzahl der Benutzer entspricht, die Lizenzen benötigen
4. Schließe den Kauf ab
5. Wichtig: Nach dem Kauf wirst du zu licensing.solinventum.com weitergeleitet, um die Einrichtung abzuschließen — überspringe diesen Schritt nicht

Schritt 2: Lizenzen an Benutzer zuweisen

Sobald dein Abonnement eingerichtet ist:

1. Melde dich mit dem Konto des Abonnementinhabers bei licensing.solinventum.com an
2. Klicke auf „Lizenzen zuweisen“
3. Gib die E-Mail-Adresse jedes Benutzers ein, der eine Lizenz benötigt
4. Jeder Benutzer erhält eine Willkommens-E-Mail mit Installationsanweisungen

Du brauchst das Add-in nicht installiert zu haben, um Lizenzen zu verwalten — melde dich einfach beim Lizenzserver an.

Schritt 3: Delegierte Administration einrichten

Die delegierte Administration ermöglicht es dir, die Abrechnungsverantwortung von der täglichen Lizenzverwaltung zu trennen. Das ist ideal, wenn:

• Finanzen oder Einkauf den Kauf abwickeln
• IT-Mitarbeiter die Benutzerbereitstellung übernehmen
• Mehrere Personen Lizenzen verwalten müssen

Einen delegierten Administrator hinzufügen

1. Melde dich mit dem Konto des Abonnementbesitzers bei licensing.solinventum.com an
2. Gehe zu deinen Abonnement-Einstellungen
3. Klicke auf „Delegierten Administrator hinzufügen“
4. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Lizenzen verwalten soll
5. Wähle ihre Berechtigungen aus:
   • Lizenzen zuweisen/entziehen — kann Benutzer hinzufügen und entfernen
   • Abonnement ansehen — kann Abonnementdetails und Lizenzzuweisungen sehen
   • Menge verwalten — kann die Anzahl der Lizenzen erhöhen oder verringern
   • Abrechnung verwalten — kann Zahlungsmethoden aktualisieren (optional, normalerweise nicht für IT-Mitarbeiter nötig)
6. Sende die Einladung

Einladung zur Delegation annehmen

Wenn du als delegierter Administrator eingeladen wurdest:

1. Prüfe deine E-Mails (auch Spam/Junk) auf die Einladung
2. Klicke in der E-Mail auf „Einladung annehmen“
3. Melde dich mit deinem Microsoft 365-Konto an
4. Das Abonnement erscheint jetzt in deinem Lizenzserver-Dashboard

Tipp: Wenn der Einladungslink nicht funktioniert, versuche es mit einem Inkognito-/Privat-Browserfenster oder bitte den Abonnementbesitzer, die Einladung erneut zu senden.

Lizenzen im Alltag verwalten

Lizenzen neu zuweisen

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln:

1. Melde dich bei licensing.solinventum.com an
2. Entferne die Lizenz von der E-Mail-Adresse des ausscheidenden Nutzers
3. Weise die Lizenz der E-Mail-Adresse des neuen Nutzers zu

Der neue Nutzer erhält automatisch Installationsanweisungen. Siehe Wie übertrage ich meine Lizenz? für weitere Details.

Lizenzanzahl erhöhen

Du kannst jederzeit weitere Lizenzen hinzufügen:

1. Melde dich beim Lizenzserver an
2. Navigiere zu deinem Abonnement
3. Erhöhe die Anzahl
4. Weise die neuen Lizenzen zusätzlichen Nutzern zu

Die Abrechnung passt sich automatisch anteilig an.

Lizenzstatus anzeigen

Um zu sehen, wer Lizenzen hat und deren Status:

1. Melde dich beim Lizenzserver mit dem Konto des Abonnementinhabers oder einem delegierten Admin an
2. Sieh dir die Liste der zugewiesenen Lizenzen an
3. Prüfe den Lizenzstatus jedes Nutzers (aktiv, abgelaufen, etc.)

Microsoft 365 Admin-Zustimmung

Damit SecureMailMerge in deiner Organisation funktioniert, muss ein Microsoft 365-Administrator möglicherweise Berechtigungen erteilen. Wenn Nutzer die Fehlermeldung „Admin-Zustimmung erforderlich“ sehen, findest du unter Warum sehe ich „Admin-Zustimmung erforderlich“? Anweisungen.

Du kannst das Add-in auch organisationsweit über das Microsoft 365 Admin Center > Einstellungen > Integrierte Apps bereitstellen. Dadurch wird das Add-in automatisch für die Nutzer installiert, aber denk daran: Lizenzen müssen weiterhin separat über den Lizenzserver zugewiesen werden.

Verwandte Anleitungen

• Installation vs. Lizenzierung — den Unterschied verstehen
• Einzelabonnements zusammenführen — von mehreren Einzelabonnements migrieren
• Lizenzen übertragen — Lizenzen zwischen Benutzern neu zuweisen
• Rechnungen und Abrechnung — Rechnungen abrufen und Zahlungsmethoden aktualisieren
• Unterstützung für freigegebene Postfächer — SecureMailMerge mit freigegebenen Postfächern verwenden

Schnellübersicht

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung der zentralen Verwaltung für deine Organisation benötigst, kontaktiere help@securemailmerge.com.