Serien-E-Mails mit individuellen Anhängen in Outlook

Personalisierte E-Mails mit individuellen Anhängen zu versenden — eine andere Rechnung, einen anderen Bericht oder ein anderes Dokument für jeden Empfänger — ist mit dem klassischen Word-Seriendruck nicht möglich. Word kann zwar eine einzelne Datei an jede Nachricht anhängen, aber es gibt keine Möglichkeit, verschiedenen Personen unterschiedliche Dateien zu senden.

Das SecureMailMerge-Add-in löst dieses Problem, indem es eine Anhänge-Spalte aus deiner Tabelle liest und jede Datei dem richtigen Empfänger zuordnet. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Wenn du lieber zuschauen möchtest, sieh dir das YouTube-Video an.

Das Versenden personalisierter E-Mails mit individuellen Anhängen kann eine mühsame Aufgabe sein. Aber mit Microsoft Outlook 365 und einem kostenlosen Plugin namens Secure Mail Merge wird es zum Kinderspiel. In diesem Blogbeitrag führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Wenn du möchtest, kannst du dir auch das Video auf YouTube ansehen.

Vorbereitung Deiner Daten-Tabelle

Der erste Schritt bei jedem Serienbrief ist es, eine Tabelle mit den Informationen zu erstellen, die Du an Deine Kunden senden möchtest. Zum Beispiel können folgende Felder enthalten sein:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse (An-Spalte)
• CC E-Mail-Adresse (optional)
• BCC E-Mail-Adresse (optional)
• Alle weiteren Informationen, die Du einfügen möchtest, wie z.B. Wohnungsnummer, Rechnungsnummer oder andere benutzerdefinierte Felder.

Außerdem solltest Du eine Spalte mit den Dateinamen der Dateien hinzufügen, die Du für jeden Empfänger anhängen möchtest. Du kannst mehrere Dateien an eine einzelne E-Mail anhängen, indem Du sie mit einem Semikolon trennst, wie im Beispiel gezeigt:

Installation des Secure Mail Merge Plugins

Wechsle zu Outlook und folge diesen Schritten, um das Secure Mail Merge Plugin zu installieren:

1. Klicke auf „Add-Ins abrufen“.
2. Suche nach „Secure Mail Merge“.
3. Klicke auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Das Plugin ist jetzt installiert und erscheint, wenn du auf „Neue E-Mail“ klickst.

Verwendung des Plugins zum Versenden deines Serienbriefs

Mit installiertem Plugin kannst du mit der Einrichtung deines Serienbriefs beginnen:

1. Klicke im Fenster „Neue E-Mail“ auf das Secure Mail Merge-Symbol.
2. Wähle aus, ob du eine Tabelle verwenden oder einen Serienbrief an Personen aus deinem Adressbuch senden möchtest. In diesem Fall verwenden wir eine vorbereitete Tabelle.
3. Wähle die zuvor vorbereitete Tabellen-Datei aus.

Als Nächstes lade die Anhänge hoch:

1. Das Plugin sucht in deiner Tabelle nach der Spalte „Attachments“ und fordert dich auf, die benötigten Dateien hochzuladen.
2. Klicke auf „Dateien hinzufügen“ und navigiere zum Ordner mit den Dateien, die du anhängen möchtest.
3. Wähle alle Dateien mit Strg+A oder per Maus aus.
4. Klicke auf „Öffnen“, um die Dateien zur Serienbrief-Kampagne hinzuzufügen.

Mit deinen Daten und Anhängen bereit, ist es Zeit, deine E-Mail zu schreiben:

1. Schreibe den Betreff und den Text deiner E-Mail und füge dabei deine benutzerdefinierten Felder über das Dropdown-Menü des Plugins ein.

   • Zum Beispiel: Rechnung für Wohnung {{Flat Number}}.
   • Im E-Mail-Text kannst du Felder wie „Lieber [Anrede] [Nachname]“ und weiteren individuellen Inhalt hinzufügen.

2. Du kannst die E-Mail auch nach Belieben formatieren, z. B. mit Signaturen, Bildern usw.

Bevor du den Serienbrief versendest, ist es immer eine gute Idee, ihn vorher zu testen:

1. Klicke im Plugin auf die Schaltfläche „Test-E-Mail“, um dir selbst eine Test-E-Mail zu senden.
2. Melde dich mit deinem Microsoft 365-Konto an, wenn du dazu aufgefordert wirst.
3. Prüfe deinen Posteingang, um sicherzustellen, dass die erste Zeile deiner Tabelle zum Befüllen der E-Mail verwendet wird und die Anhänge korrekt enthalten sind.

Wenn du mit deiner Test-E-Mail zufrieden bist, kannst du die Mails versenden:

1. Klicke im Plugin auf „Kampagne starten“.
2. Verfolge den Fortschritt, während die E-Mails gesendet und die Anhänge hinzugefügt werden.
3. Öffne deinen Ordner „Gesendete Elemente“ in Outlook, um alle vom Plugin gesendeten E-Mails zu sehen.

Und das war’s! Du hast jetzt erfolgreich einen Serienbrief mit individuellen Anhängen über Microsoft Outlook 365 und das Secure Mail Merge-Plugin versendet.

Funktioniert das in New Outlook?

Ja. Das SecureMailMerge-Add-in funktioniert in New Outlook, Classic Outlook, Outlook für Mac und Outlook im Web. Der klassische, Word-basierte Seriendruck unterstützt keine individuellen Anhänge oder New Outlook – diese Methode kann beides.

FAQ

Kann ich mehrere Dateien an denselben Empfänger anhängen?
Ja. In der Spalte Anhänge listest du mehrere Dateinamen, getrennt durch Semikolons: invoice.pdf;report.pdf

Welche Dateitypen kann ich anhängen?
Jede Dateityp, den Outlook als Anhang erlaubt: PDF, DOCX, XLSX, Bilder, ZIP-Archive und mehr. Sehr große Dateien können vom Mailserver des Empfängers blockiert werden.

Was passiert, wenn ein Dateiname in meiner Tabelle nicht mit einer hochgeladenen Datei übereinstimmt?
SecureMailMerge warnt dich vor dem Senden. Es überprüft, ob jeder in der Tabelle referenzierte Dateiname eine passende hochgeladene Datei hat.

Kann ich Anhänge mit dem klassischen Word-Seriendruck in Outlook senden?
Words „Fertigstellen & Zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden“ kann eine einzelne Datei an jede E-Mail anhängen, aber keine unterschiedlichen Dateien an verschiedene Empfänger senden. Für individuelle Anhänge brauchst du das SecureMailMerge-Add-in.

Wie groß dürfen die Anhänge sein?
Outlook begrenzt einzelne Anhänge basierend auf der Konfiguration deines Mailservers. Microsoft 365 Business-Konten erlauben normalerweise Anhänge bis zu 35 MB pro E-Mail. Frag deinen IT-Administrator nach deinem spezifischen Limit.

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Verwandte Anleitungen:

• Seriendruck in Outlook — komplette Anleitung (inklusive New Outlook)
• Seriendruck aus Excel — Tipps zur Tabellenvorbereitung
• Wie man einen Seriendruck macht — Anfängerübersicht