Serienbrief in Word: Komplettanleitung für Outlook-Nutzer (2026)

Das Mailings-Tab in Word ist die integrierte Microsoft 365-Lösung, um personalisierte E-Mails, Briefe, Etiketten und Umschläge in großem Umfang zu erstellen. Wenn du jemals dieselbe Nachricht an hundert verschiedene Personen senden musstest, wobei jede individuell adressiert ist, dann ist dies das Tool, das Microsoft für diese Aufgabe entwickelt hat.

Diese Anleitung deckt jeden Teil des Word-Seriendruck-Workflows für Outlook-Nutzer ab – vom Starten des Assistenten bis zum Absenden – sowie die bekannten Einschränkungen und eine moderne Alternative.

Was Word’s Seriendruck kann

Word Seriendruck unterstützt vier Dokumenttypen:

Dokumenttyp	Anwendungsfall
Briefe	Gedruckte personalisierte Briefe
E-Mail-Nachrichten	Personalisierte E-Mails, die über Outlook gesendet werden
Umschläge	Gedruckte Umschläge mit individuellen Adressen
Etiketten	Versandetiketten, Namensschilder

Für die meisten Outlook-Nutzer ist E-Mail-Nachrichten der relevante Typ. Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf.

Voraussetzungen

• Microsoft Word (jede Microsoft 365 Version)
• Classic Outlook als Standard-E-Mail-Client unter Windows
• Eine Excel-Tabelle mit deinen Empfängerdaten

Der Tab „Sendungen“: eine schnelle Orientierung

Wenn du ein leeres Word-Dokument öffnest und auf den Tab Sendungen klickst, siehst du fünf Gruppen:

1. Erstellen — nur für Umschläge und Etiketten
2. Seriendruck starten — Dokumenttyp auswählen und Assistent starten
3. Felder schreiben & einfügen — Daten verbinden und Seriendruckfelder einfügen
4. Ergebnisse anzeigen — vor dem Senden überprüfen
5. Fertigstellen — Seriendruck abschließen und senden

Du arbeitest dich von links nach rechts durch diese Gruppen.

Schritt 1 — Serienbrief starten

Klicke auf Start Mail Merge → E-mail Messages.

Alternativ klicke auf Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard, um ein geführtes Panel auf der rechten Bildschirmseite zu verwenden. Der Assistent ist hilfreich, wenn du das zum ersten Mal machst — er führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess.

Schritt 2 — Verbinde deine Datenquelle

Klicke auf Empfänger auswählen in der Gruppe Schreiben & Felder einfügen.

Du hast drei Optionen:

• Neue Liste eingeben — erstelle eine einfache Kontaktliste direkt in Word
• Vorhandene Liste verwenden — verbinde dich mit einer Excel-Tabelle (empfohlen)
• Aus Outlook-Kontakten auswählen — ziehe Kontakte aus deinem Outlook-Adressbuch

Für die meisten Fälle ist Vorhandene Liste verwenden mit einer Excel-Datei die beste Wahl. So bleiben deine Daten portabel und leicht zu bearbeiten.

Nachdem du die Datei ausgewählt hast, fragt Word, welches Arbeitsblatt verwendet werden soll. Wähle das Blatt mit deinen Empfängerdaten aus und klicke auf OK.

Empfänger filtern und sortieren

Bevor du die E-Mail schreibst, klicke auf Empfängerliste bearbeiten, um deine Liste zu überprüfen und optional zu filtern. Du kannst:

• Einzelne Zeilen abwählen, um sie auszuschließen
• Nach jeder Spalte sortieren
• Filtern, sodass nur Zeilen angezeigt werden, bei denen eine Spalte einen bestimmten Wert hat (z. B. nur an Kontakte in „Germany“ senden)

Schritt 3 — Schreibe die E-Mail-Vorlage

Schreibe deine E-Mail im Word-Dokument. Formatiere sie mit fett, kursiv, Aufzählungen oder beliebigen Word-Formatierungen — sie wird beim Versand über Outlook in HTML umgewandelt.

Einfügen von Seriendruckfeldern

Setze den Cursor an die Stelle, an der personalisierte Daten erscheinen sollen, klicke dann auf Seriendruckfeld einfügen und wähle den Spaltennamen aus dem Dropdown-Menü.

Word fügt einen grauen Feldcode ein: «FirstName», «Company» usw.

Du kannst dasselbe Feld mehrfach einfügen. Beispiel:

Betreff: Rechnung für «Company»

Lieber «FirstName»,

anbei findest du deine Rechnung «InvoiceNumber». Der Gesamtbetrag beträgt «Amount».

Viele Grüße

Regeln (bedingte Inhalte)

Der Tab “Sendungen” in Word enthält eine Regeln-Funktion, mit der du Inhalte basierend auf Feldwerten bedingt ein- oder ausschließen kannst:

• Wenn…Dann…Sonst — zeigt je nach Feldwert unterschiedlichen Text an
• Datensatz überspringen, wenn — überspringt einen Empfänger, wenn eine Bedingung erfüllt ist
• Seriennummer — fügt für jeden Datensatz eine fortlaufende Nummer ein

Um auf Regeln zuzugreifen: Sendungen → Schreiben & Einfügen von Feldern → Regeln.

Schritt 4 — Ergebnisse ansehen

Klicke auf Ergebnisse ansehen (oder drücke Alt+Shift+N). Die Feldfunktionen werden durch echte Daten ersetzt.

Benutze die Pfeile in der Gruppe Ergebnisse ansehen, um durch die Empfänger zu blättern. Achte auf:

• Leere Felder, in denen Daten erscheinen sollten
• Falsche Groß- und Kleinschreibung
• Zusätzliche Leerzeichen um Feldwerte
• Probleme mit der Datums- oder Zahlenformatierung (diese in Excel, nicht in Word, beheben)

Klicke auf Auf Fehler prüfen, um vor dem Senden einen automatischen Scan durchzuführen.

Schritt 5 — Fertigstellen & Zusammenführen

Klicke auf Fertigstellen & Zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden.

Ein Dialog erscheint:

• An: wähle die Spalte mit den E-Mail-Adressen
• Betreff: gib den Betreff ein (gleich für alle Empfänger)
• Mail-Format: HTML wird empfohlen; Nur-Text entfernt alle Formatierungen

Klicke auf OK. Word sendet jede personalisierte Nachricht an Classic Outlook, das sie einzeln aus deinem Postfach verschickt.

Seriendruck in ein neues Dokument vs. direktes Senden

Anstatt sofort zu senden, kannst du auf Fertigstellen & Zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten klicken, um eine neue Word-Datei zu erstellen, die alle personalisierten E-Mails als separate Seiten enthält. So kannst du jede einzelne Version vor dem Senden überprüfen.

Nützlich für kleine Mengen, bei denen Genauigkeit entscheidend ist (rechtliche Mitteilungen, finanzielle Kommunikation).

Einschränkungen von Word-Serienbriefen für E-Mails

Einschränkung	Auswirkung
Keine individuellen Anhänge pro Empfänger	Alle erhalten denselben Anhang
Keine Personalisierung der Betreffzeile	Betreff ist für alle Empfänger gleich
Funktioniert nicht im neuen Outlook	Kann nicht verwendet werden, wenn das neue Outlook Standard ist
Formatierung kann verloren gehen	Komplexe Word-Formatierungen überstehen die HTML-Konvertierung nicht immer
Keine Planung möglich	Wird sofort gesendet

Alternative: Serienbrief direkt aus Outlook

Das SecureMailMerge Add-in erledigt all das direkt im Verfassen-Fenster von Outlook – ganz ohne Word:

• Individuelle Anhänge pro Empfänger (füge deiner Tabelle eine Spalte für Anhänge hinzu)
• Personalisierte Betreffzeilen
• Funktioniert in New Outlook, Classic Outlook, Mac und Web
• Deine Daten verlassen Outlook nie

Installiere es in weniger als zwei Minuten aus dem Microsoft AppSource.

FAQ

Kann ich Word Seriendruck mit Gmail oder einem anderen E-Mail-Client verwenden?
Nein. Words „E-Mail-Nachrichten senden“ funktioniert nur mit Classic Outlook auf Windows als Standard-E-Mail-Client.

Kann ich Seriendruck in Word ohne Excel machen?
Ja — du kannst Empfänger direkt in Word über „Neue Liste eingeben“ eingeben, eine CSV-Datei importieren oder deine Outlook-Kontakte verbinden. Excel ist die flexibelste Option für große Listen.

Funktioniert Word Seriendruck auf dem Mac?
Word auf dem Mac hat den Tab „Sendungen“, aber das Senden über Outlook für Mac war bisher unzuverlässig. Für Mac-Nutzer ist das SecureMailMerge-Add-in die empfohlene Lösung.

Kann ich ein Seriendruck-Dokument speichern und wiederverwenden?
Ja. Speichere das Word-Dokument wie gewohnt. Beim erneuten Öffnen fragt Word, ob die Verbindung zur Datenquelle beibehalten werden soll. Du kannst dich vor dem erneuten Senden mit derselben oder einer anderen Excel-Datei verbinden.

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Verwandte Anleitungen:

• Seriendruck in Outlook — der komplette Leitfaden
• Wie man Seriendruck von Excel zu Word macht
• Seriendruck aus Excel — Tipps zur Tabellenkalkulations-Einrichtung
• Wie man einen Seriendruck macht — Anfängerübersicht