Wie werden Daten in einem Mail Merge formatiert?

SecureMailMerge bewahrt die meisten Excel-Datumsformate automatisch. Feste und benutzerdefinierte Formate funktionieren zuverlässig. Regionsabhängige Formate (mit * in Excel gekennzeichnet) verwenden die Gebietsschemaeinstellungen deines Computers und können leicht variieren. CSV-Dateien und als Text formatierte Zellen werden immer genau so gelesen, wie sie sind. Wenn du genaue Kontrolle benötigst, verwende die Excel-Funktion =TEXT().

Excel-Datumsformatierung

Excel speichert Daten intern als Zahlen und verwendet Formatierungseinstellungen, um zu steuern, wie sie angezeigt werden. Wenn Du eine Datumszelle in Excel formatierst, wählst Du, wie die Zahl angezeigt wird, der zugrunde liegende Wert bleibt gleich.

Es gibt drei Arten von Datumsformaten in Excel:

Regionsabhängige Formate (markiert mit *)

Im Dialogfeld Format Cells von Excel sind einige Datumsformate mit einem Sternchen (*) vorangestellt, zum Beispiel *14/03/2012 oder *14 March 2012. Diese Formate ändern sich je nach den Regionseinstellungen Deines Computers. Dieselbe Tabelle zeigt auf Computern mit unterschiedlichen Regionen unterschiedliche Datumsformate an.

Feste Formate

Formate ohne Sternchen sind feste Muster, die immer gleich aussehen, unabhängig von Deiner Region. Beispiele sind 14/03/2012, 2012-03-14 und March 14, 2012. Das genaue Muster wird in der Tabellenkalkulationsdatei gespeichert.

Benutzerdefinierte Formate

Du kannst auch Dein eigenes Format im Dialogfeld Format Cells von Excel erstellen, zum Beispiel dd-MMM-yyyy, um 13-Mar-2026 zu erzeugen, oder dd MMMM yyyy, um 13 March 2026 zu erzeugen.

SecureMailMerge Datumsformatierung

Wenn SecureMailMerge deine Tabelle liest, versucht es, den formatierten Wert zu erhalten, den du in Excel siehst. Wie gut das funktioniert, hängt vom Formattyp ab:

Regionsabhängige Formate

Da diese Formate kein festes Muster enthalten, verwendet SecureMailMerge die Gebietsschemaeinstellungen deines Computers, um das Datum zu formatieren. Das bedeutet:

• Wenn dein Computer auf Englisch (Vereinigtes Königreich) eingestellt ist, erhältst du Formate wie 13 March 2026
• Wenn dein Computer auf Englisch (Vereinigte Staaten) eingestellt ist, erhältst du Formate wie March 13, 2026

Das Ergebnis sollte dem, was du in Excel siehst, sehr ähnlich sein, solange die Gebietsschemaeinstellungen auf deinem Computer in Excel und Outlook übereinstimmen. Wenn sie unterschiedlich sind, kann die Ausgabe leicht variieren.

Feste Formate

Diese werden in der Regel genau beibehalten. Beispiele:

Benutzerdefinierte Formate

Die meisten Standard-Benutzerdefinierungsmuster werden korrekt wiedergegeben:

Sehr komplexe benutzerdefinierte Formate mit bedingten Abschnitten oder Farb-Codes können möglicherweise nicht identisch dargestellt werden.

Exakte Formatierung mit =TEXT()

Wenn die automatische Formatierung nicht das richtige Ergebnis liefert, kannst du die Excel-Funktion =TEXT() verwenden, um das Datum in einen festen Textwert umzuwandeln, den SecureMailMerge genau so liest, wie er angezeigt wird.

So benutzt du es

1. Lass deinen Datumswert in einer Spalte (z.B. Spalte A)
2. Verwende in einer anderen Spalte eine =TEXT()-Formel, um es genau so zu formatieren, wie du möchtest
3. Verwende die neue Spalte als dein Seriendruckfeld anstelle der ursprünglichen Datumsspalte

Formel:

=TEXT(A2, "format_code")

Formelbeispiele

Schritt-für-Schritt-Beispiel

Angenommen, Spalte A enthält deine Daten und Spalte B die E-Mail-Adressen:

Spalte C zeigt 13 March 2026, 14 March 2026 usw. Verwende {{Display Date}} als dein Seriendruck-Token in der E-Mail anstelle von {{Date}}.

Tipp: Du kannst Spalte A in Excel ausblenden, wenn du das Rohdatum nicht neben der formatierten Version sehen möchtest.

Andere Dateiformate

CSV-Dateien

Wenn Du eine CSV-Datei anstelle einer Excel-Arbeitsmappe verwendest, werden Daten von keinem der oben genannten Punkte beeinflusst. CSV-Dateien enthalten reinen Text, daher liest SecureMailMerge jeden Wert genau so, wie er in der Datei erscheint. Was Du in der CSV siehst, ist das, was Du in Deiner E-Mail bekommst.

Textformatierte Zellen

Ähnlich liest SecureMailMerge eine Zelle in Excel, die als Text (nicht Datum) formatiert ist, genau so, wie sie eingegeben wurde. Der Wert in der E-Mail entspricht dem Zellinhalt Zeichen für Zeichen. Excel behandelt ihn jedoch nicht als Datum, sodass Funktionen wie Sortieren nach Datum in Deiner Tabelle nicht funktionieren.

Verwandt

• Set default values for empty fields, Füge Ersatztext ein, wenn eine Datumszelle (oder eine beliebige Zelle) leer ist.
• Using conditions to show or hide content, Zeige je nach Empfängerdaten unterschiedlichen Text an.