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Wie man aus Excel eine Serienmail erstellt – der einfachere Weg

Kommen wir gleich zur Sache. Du hast wahrscheinlich schon von Serienbriefen mit Outlook, Word und Excel gehört und vielleicht auch versucht, einen zu machen, aber wahrscheinlich warst du am Ende frustriert, weil das eigentlich eine ziemlich einfache Aufgabe sein sollte. Du willst einfach nur eine Menge E-Mails an eine Liste von Leuten schicken und den Inhalt oder die Anhänge personalisieren.

In diesem Guide zeige ich dir ein kostenloses Plugin, das du aus dem von Microsoft genehmigten Store herunterladen kannst und das diese Aufgabe wirklich einfach macht.

Wenn du lieber erst alle Ansätze vergleichen möchtest – einschließlich der nativen Word-Methode und was im neuen Outlook funktioniert – sieh dir unseren kompletten Guide zum Serienbrief in Outlook an.

Schritt 1. Erstelle eine Excel-Tabelle

Falls du das noch nicht gemacht hast oder keine aus einer anderen Software exportiert hast, musst du eine neue Excel-Tabelle erstellen.

Eine einfache Excel-Tabelle mit einer Spalte 'To'

Beginne damit, in die erste Zelle „To“ zu schreiben und darunter eine Liste von E-Mail-Adressen einzutragen. Wenn du nur individuelle E-Mails an diese Personen senden möchtest, bist du fertig – spring zu Schritt 2.

Wenn du deine E-Mail etwas persönlicher gestalten möchtest, kannst du Spalten hinzufügen wie:

  • FirstName (es ist später einfacher, Spaltennamen ohne Leerzeichen zu verwenden)
  • LastName
  • Company
  • Greeting (z.B. Mr, Mrs, Ms)
  • LastDonationAmount

Profi-Tipp

Mit diesem Ansatz kannst du auch jeder Person in deiner Tabelle unterschiedliche Anhänge senden. Mehr dazu findest du unter Mail Merge mit Anhängen:

Schritt 2. Plugin installieren

Das Apps-Menü in Outlook

Wir werden ein kostenloses Plugin namens SecureMailMerge verwenden, das Serienbrieffunktion in Outlook hinzufügt. Installiere SecureMailMerge kostenlos aus Microsoft AppSource und klicke auf Hinzufügen. Es funktioniert für Outlook auf Windows und Mac, aber auch wenn du nur die Webversion nutzt.

Schritt 3. Starte das Plugin

Das SecureMailMerge-Symbol in einem neuen E-Mail-Fenster

Erstelle als Nächstes eine neue leere E-Mail. Du solltest jetzt das rote “Campaign Manager”-Symbol in deinem Menüband sehen. Manchmal befindet sich das Symbol in einem Menü namens “Apps” oder hinter einem Dropdown-Menü, je nachdem, wie dein Outlook konfiguriert ist.

Hier gibt es eine ausführlichere Anleitung mit Screenshots, die zeigen, wo das Symbol sein könnte, falls es nicht sofort sichtbar ist.

Klicke auf das Symbol, um das Plugin zu starten.

Schritt 4. Lade die Tabelle hoch

Klicke dann in der Seitenleiste, die erscheint, auf “Use Spreadsheet”. Wähle die Datei aus, die du oben erstellt hast, um sie in SecureMailMerge zu laden.

Das SecureMailMerge-Plugin zeigt deine Seriendruck-Token aus der Tabelle Das SecureMailMerge-Plugin zeigt deine Tabelleninformationen

Als Nächstes wird dir der Name der ausgewählten Tabelle angezeigt und wie viele Zeilen gefunden wurden. Weiter unten siehst du auch ein Dropdown-Menü mit allen erkannten Spalten.

Schritt 5. Schreibe eine personalisierte E-Mail

Ich empfehle, die ganze E-Mail zuerst zu schreiben und wenn du zufrieden bist, zurückzugehen und Teile der E-Mail durch Personalisierungs-Tokens zu ersetzen.

Das SecureMailMerge-Plugin zeigt deine Seriendruck-Tokens aus der Tabelle

Setze den Cursor an die Stelle, an der du ein Token hinzufügen möchtest (oder markiere einen Textabschnitt, den du ersetzen willst). Wähle die Spalte aus dem Dropdown-Menü und entscheide dann, ob du das Token in den Betreff oder den Text der E-Mail einfügen möchtest.

Pro-Tipp

Ein Personalisierungs-Token ist einfach der Spaltenname, eingeschlossen in zwei geschweifte Klammern. Beispiel: {{FirstName}}

Wenn du also deinen Prozess beschleunigen möchtest, kannst du es einfach direkt in die E-Mail tippen und sie werden genauso ersetzt, als hättest du sie über das Dropdown-Menü hinzugefügt.

Schritt 6. Sende einen Test

Um sicherzustellen, dass die Ersetzungen wie erwartet funktionieren, klicke auf „Test-E-Mail senden“ und es wird eine E-Mail an deine eigene E-Mail-Adresse gesendet, wobei die Personalisierungs-Token durch die Werte aus der ersten Zeile der Tabelle ersetzt werden.

Letzter Schritt. An alle senden

Wenn du zufrieden bist, klicke auf „Kampagne senden“ und einzelne E-Mails werden an alle in deiner Tabelle verschickt.

War das nicht viel einfacher als der traditionelle Seriendruck?

Bonus Schritt: Hol dir Hilfe beim Schreiben der E-Mail

Eine ChatGPT-Antwort, die dir einen E-Mail-Text zum Starten gibt

Wenn du wie ich bist und ein leeres E-Mail-Fenster dir Schreibblockade verursacht, wie wäre es, wenn du mal bei dem kostenlosen ChatGPT vorbeischaust und es so etwas fragst:

„Bitte schreibe eine kurze E-Mail-Vorlage, in der erklärt wird, dass der Empfänger vergessen hat, seine letzte Rechnung zu bezahlen, und dass du die Rechnung angehängt hast mit der Bitte, sie so schnell wie möglich zu begleichen.“

Die Chancen stehen gut, dass es dir leichter fällt, die E-Mail zu schreiben, wenn du so ein Beispiel als Inspiration hast.